MANAJEMEN UMUM

Arti dan Fungsi Manajemen

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan ,mengorganisasi , mengarahkan, mengkordinasikan serta mengawasi tenaga manusia cengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

            Definisi tentang manajemen tersebut , dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi , yaitu ;

·         Perencanaan

·         Pengorganisasian

·         Pengarahan

·         Pengkoordinasian

·         Pengawasan

Jenjang Manajemen

            Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah :

1.      manajemen puncak

2.      manajemen madya

3.      manajemen operasional

-manajemen puncak ,biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun.

-manajemen madya , mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

-manajemen operasional , merupakan jenjang terendah.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

            Orang yang pertama kali mempelajari metode kerja adalah Fredrick w, Taylor (1856-1915). Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Taylor menerbitkan buku yang berjudul The Principles of Scientific Management. Yang di dalamnya terdapat prinsip-prinsip :

1.      semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

2.      orang yang tepat memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah

3.      kita dapat menjamin bahwa cara tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dasar insetif

4.      menempatkan manajer dalam perencanaan

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

1.      Sekolah Klasik

Sekolah yang berawalnya dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar.  Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer.

2.      Sekolah Perilaku

Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

3.      Sekolah ilmu manajemen

Sekolah yang melibatkan matematik dan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendaliaan

4. Analisis System

Merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-badian utama dari suatu masalah.

5. manajemen hasil

            Suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendaliaan.

PERENCANAAN

            Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi manajemen yang ada. Fungsi perencanan haruslah dilakukan yerlebih dahulu dari pada fungsi-fungsi pengorganisasian.

Bentuk- Bentuk Perencanaan

1. tujuan (objective)

merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan disahkan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

2. kebijakan (policy)

suatu pernyataan atau pengertiaan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan.

3. strategi

merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.

4. prosedur

merupakan rangkaian tindakan yang akan di laksanakan untuk waktu mendatang.

5. aturan (rule)

suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

6. program

merupakan campuran antara kebijakan prosedur , aturan dan pemberi tugas.

Kegunaan Perencanaan

Adapun kegunaan dari perencanaan antara lain :

1. mengurangi ketidakpastiaan serta perubahan pada waktu mendatang
2. mengarahkan perhatiaan pada tujuan
3. memperingan biaya
4. merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan

1. menetapkan tujuan
2. menyusun anggapan-anggapan
3. menentukan berbagai alternative tindakan
4. mengadakan pernilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang sudah dipilih
5. mengambil keputusan
6. menyusun rencana pendukung

Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan daaing.

Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jabgka waktunya, perencanaan dapat di kelomokan menjadi :

1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek

Faktor-Faktor Perencanaan

Faktor-faktor tersebut ialah :

a.       sulitnya mencari anggapan secara teliti

b.      perubahaan yang sangat cepat

c.       kekakuaan internal

d.      kekakuaan eksternal

e.       waktu dan biaya

Pengambilan Keputusan

1. syarat pengambilan keputusan
2. alat pengambil keputusan

PENGORGANISASIAN

Pengertiaan

Merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rypa. Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk antara lain :

1. hubungan informal ,lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain : hubungan-hubungan yang timbulnya tidak di sengaja.
2. hubungan formal ,merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengajam ditunjukan didalam bagan organisasi atau deskripsi jabatan yang ada.

Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :

1. tanggung jawab
2. wewenang
3. pertanggung-jawaban

Pola Hubungan Antar Komponen Organisasi

            Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuaan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasiaan. Jadi antara tujuaan , fumgsi , tanggung jawab , wewenang , serta pertnggung jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan lainnya.

Rentangan Kekuasaan

            Banyak sedikit frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan di pengaruhi oleh beberapa factor antara lain :

1. latihan dari bawahan
2. pendelegasiaan wewenang
3. perencanaan
4. teknik kominikasi

Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

            Pengkelompokan menjadi bagiaan-bagiaan di sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor antara lain :

1. didasarkan pada suatu angka
2. didasarkan pada waktu
3. didasarkan pada fungsi perusahaan
4. didasarkan pada luas daerah operasi
5. didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
6. didasarkan pada jenis langganan

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis , garis dan staf ,fungsional , serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karskteristik dasar, yaitu :

1. keseimbangan dalam organisasi
2. fleksibel

PENGARAHAN

Prinsip-prinsip Pengarahan

            Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

            Pengarahan yang dilakikan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip , yaitu :

1. prinsip mengarah pada tujuaan, maksudnya tujuaan pokok dari pengarahaan Nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa semakin efektifnya proses pengarahan , akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuaan.
2. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
3. Prinsip kesatuaan komando

Cara-cara Pengarahan

            Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa antara lain yaitu :

1. orientasi , merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah , merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang sesuatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :

-          Perintah umum dan khusus

-          Perintah lisan dan tertulis

-          Perintah formal dan informal

3. Delegasi wewenang , bersifat lebih umum jika di bandingkan dengan penberiaan perintah. Dalam pendelegasiaan wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagiaan dari wewenang yang dimilikinya,

Komunikasi

            Ada beberapa pendapat tentang komunikasi , antara lain dikemukakan oleh American Training Director , Newman dan Kontz. Memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertiaan serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi. Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan , bahwa :

1. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orng dengan orang dengan lembaga dan sebaliknya.
2. Hubungan yang timbum di dalam komuniksi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan , pendapat atau informasi.
3. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptajan saling pengertiaan.
4. Untuk mengadajan komunikasi , dapat digunakan kata-kata , surat , kode atau symbol.

Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon , telegram , telex , radio , televise , surat kabar , majalah ,dsb. Dengan menggunakan sarana-sarana ini dapat lebih efektif dan efesien.

Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsi berikut antara lain :

1.              Komunikasi harus jelas , dilakukan bilamana dipakai bahasa yang baik , sehingga mudah dimengerti serta tidak disalah tafsirkan oleh si penerima.

2.              Prinsip integritas , digunakan untuk saling pengertiaan antara masing-masing individu sehingga dapat mencapai serta menjaga adanya suatu kerjasama yang baik.

3.              Prinsip penggunaan , komunikasi yang efektif dapat dicapai bilamana digunakan organisasi informal sebagai pelengkap saluran organisasi formal yang ada.

Motivasi

            Perencanaan dan struktur organisasi yang baik belum menjamin bahwa tugas-tugas yang ditetapkan pasti dijalkjan dengan lancar. Ini bergantung pada tanggung jawab dari pengawasan manajemen serta para pelaksananya.

            Motivasi mempunyai dua macam bentuk , yaitu antara lain :

1. Motivasi positif , merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu , misalnya : dengan memberikan promosi , memberikan insentif atau tambahan penghasilan , menciptakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tentram dari jenak bekerja , dsb.
2. Motivasi negative , merupakan prosses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Misalnya menakut-nakuti bahwa dengan memberikan gambaran seolah-olah mereka akan kehilangan jabatan , diturunkan pangkatnya , dipoting gajinya , dsb.

Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas sseorang. Dalam hal ini perlu di perhatikan masalah-masalah seperti berikut :

- kreativitas dipandang sebagai dasar penentuaan kualitas seseorang

- masalah kreativiyas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.

PENGKOORDINASIAN

            Adapun pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu didalam organisasi akan mempengarui keputusan yang diambil. Kordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka.

Prinsip-prinsip Koordinasi

            Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan antar individu didalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengab tiga prinsip berikut antara lain :

1. Prinsip kontrak langsung , menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal mauoun vertical.
2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi , kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpangsiuran didalam organisasi. Selain itu , koordinasi yang baru diadakan kemudiaan juga dapat menghambat jalannya organisasi.
3. Hubungan timbale balik diantara factor-faktor yang ada , masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam pekerjaan tertentu , akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya.

Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

            Fungsi-fungsi perencanaan , pengorganisasian , dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengorganisasiaan dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Semua fungsi ini , merupakan tanggung jawab dari manajer. Untuk melaksanakan fungso koordinasi , manajer dapat menemouh dua cara , yaitu antara lain :

1. menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk menberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi misalnya , dengan menciptakan struktur organisasi yang baik , memilih tenaga kerja yang terampil , melatih dan memimpin mereka dengan baik , menyajikan dan menjelaskan perencanaan yang harus dilaksanakan  , serta menciptakan suatu kriteria untuk mengukur pelaksanaan rencana dan program.
2. Memasatikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

Pengertiaan

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Pengawasan perlu dilakukan pada setiap tahap agar supaya mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar seperti, antara lain :

1. penyusunan kembali rencana baru
2. menetapkan sasaran target baru
3. perubahan struktur organisasi
4. perbaikan cara-cara penerimaan pegawai
5. dan sebagainya

Pengawasan  yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi , sehingga bisa dilakukan tindakan penegahan atau tindakan preventif.

Langah- langkah Pengawasan

            Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

1. menciptakan standar , standar merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standar dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk , yaitu standar kuantatif dan standar kualitatif. Standar kuantatif merupakan standar yang dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu , misalnya : jam kerja mesin , jam kerja tenaga langsung , satuaan barang , ongkos , pendapatan , investasi dsb. Sedangkan standar kualitatif dapat berupa pendapatan umum , langganan , buruh dsb.
2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar , langah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauhnya adanya penyimpangan yang telah terjadi.
3. Melakukan tindakan koreksi , langkah ini dilakukan untuk tujuaan memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan.

Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

            Untuk menjalankan pengawasan dengan baik , diperlukan beberapa syarat , yakni:

1. pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
2. pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
3. pengawasan harus obyektif , teliti dan sesuai dengan standar yang digunakan.
4. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
5. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
6. Pengawasan harus ekonomis.
7. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan.
8. Pemgaeasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan.