Desain dan perilaku organisasi

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuaan.

Manajer harus menyusun sutu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baikuntuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuaan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok , yaitu :interaksi manusia , kegiataan mengarah pada tujuaan dan strruktur.

Organisasi Formal dan Informal

Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan system tugas , hubungan wewenang , tanggung jawab , dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur formal adalah : wewwnang , tanggung jawab , pertanggungjawaban , delegasi , dan koordinasi.

Organisasi Informal

            Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi , keberadaannya tidak direncanakan , terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerja ataupun tidak.

Sentralisasi VS Desentralisasi

            Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen. Persoaalannya adalah , seberapa besar wewenang itu harus didelegasikan oleh management ke seluruh organisasi.

Organisasi yang Disentralisasi.

Organisasi manejemen  yang disentralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliaannya dipegang disuatu pusat , biasannya ekskutif. Beberapa kebaikan organisasi disentralisasi adalah : bahwa pengendaliaan yang lebih efektif dapat dilakukan , cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan , dan memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam. Sedangkan keburukannya antara lain : jika perusahaan berkembang dengan pesat , maka beban kerja pada ekskutif puncak menjadi terlalu banyak , organisasi yang disentralisasikan hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.

Organisasi yang Disentralisir

            Mnajemen yang disentralisir merupakan sutu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

            Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memuaskan perhatiaan pada kegiatan-kegiatan akan lebih dulu memusatkan perhatiaan pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi ditentukan dengan baik juga harus mendukung moral karyawan.

Pembentukan Struktur Organisasi

Stuktur organisasi formal didasarkan pada analisis dari tiga tipe elemen kunci setiap organisasi , yaitu :

1.      Interaksi kemanusiaan .

2.      Kegiataan yang terarah ke tujuaan .

3.      Struktur.

Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “menyelidiki barang yang berkualitas baik dengan harga yang bersaing kepada konsumen” tidak dapat menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan.

Hierarki Tujuan

            Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang di tetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan , penjualan , pangsa pasar , dan jasa dipecah kedalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi , masing-masing pabrik , masing-masing departemen , masing-masimg kelompok kerja dan masing-masing karyawan individual.

Departementalisasi

            Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Dikebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi , pembelanjaan , personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dala perusahaan termasuk manajer dan karyawan.

Wewenang dan Tanggung jawab

Dengan tumbuhnya organisasi , manajer manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya pada bawahan agar dapat menurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

            Dalam pendelegasian kegiatan , manajer memberikan tanggung jawab , bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut. Rentangan pengendalian(span of control)merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

            Factor-faktor kritis dalam menentukan rentangan penendalian yang optimal adalah :

1. Jenis pekerjaan.
2. Pelatihan karyawan.
3. Kemampua manajer.
4. Efektifitas komunikasi.

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

            Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi , yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan dan tanggung jawab . sebenarnya bentuk struktyr organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada 4 macam yaitu : organisasi garis organisasi garis dan staf , organisasi fungsional , komite dan organisasi matrik.

Organisasi Garis

1. Kebaikan Organisasi Garis
• Adanya kesatuan dalam pimpinan dan pemerintah.
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan , sebab tidak perlu membicarakan dengan orang lain.
• Pimpinan dapat cepat dalam memberikan perintah , sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
• Menghemat biaya , sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
2. Keburukan Organisasi Garis
• Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perisahaan.
• Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tigas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efesien.
• Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.

Organisasi Garis Staf

            Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambil dari keuntungan-keuntungan yang adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Seperti telah diuraikan dimuka bahwa organisasi garis hanya sesuai untuk perusahaan-perusahaan kecil , maka tipe organisasi garis dan staf ini lebih baik di pakai untuk perusahaan sedang dan besar. Tugas kepala –kepala bagian yang semakin berat memerlukan bantuan para ahli (spesialis)yang dapat memberikan saran-saran dalam beberapa fungsi. Untuk ini dapatlah dibentuk staf. Selain memberi sarana kepada pimpinan ataupun kepala-kepala bagian , mereka tidak mempunyai kekuasaan dalam pemberian perintah.

            Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung seperti ini dinamakan hubungan garis. Hubungan yang tidak langsung , dalam hal manajer-manajer tersebut bertindak sebagai staf , dan hubungan yang terjadi adalah hubungan staf.

1. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
• Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan sarana terhadap tigas khusus diluar bagiannya.
• Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efesiensi kerja.
• Staf dapat mendidik para petugas.

·        Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

2. Keburukan Organisasi Garis dan Staf

·        Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah , sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

·        Dapat menimbulkan angapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.

·        Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

Organisasi Fungsional

            Dalam organisasi fungsional , masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggungjawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian tugas.

a.      Kebaiakan Organisasi Fungsional

·        Masing-masing fungsi dipegang oleh orang ahli dalam bidangnya , sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.

·        Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

2. Keburukan Organisasi Fungsional

• Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
• Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
• Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
• Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer.

Organisasi Komite

            Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Misalnya komite budget ; memounyai angota kepala-kepala bagian dalam perusahaan , seperti kepala bagian produksi , kepala bagian financial dan kepala bagian pemasaran. Komite ini dapat dibentuk di semua bagian dalam organisasi , sehingga sering terdapat beberapa macam komite.

            Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1. suasananya santai dan bersifat informal.
2. Semua angota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.
3. Komite mengetahui tentang trugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
5. Keputusan diambil secara consensus.
6. Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.
7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

Komite sering juga disebut panitia , pelaksanannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi lain. Berikut ini dapat dilihat kombinasi antara komite dengan bebtuk organisasi garis.

1. kebaikan komite
• merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.
• Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
• Menciptakan kordinasi yang lebih baik.
• Meningkatkan pengawasan karena maca-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

2. keburukan komite

·        kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

·        Keharusan untuk berkompromi.

·        Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

·        Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung sarana-sarana yang diberikan.

Organisasi Matrik

            Organisasi yang menggunakan pendekatan baru dalam menyesuaiakan struktur yang ada dengan perubahan kondisi , terutama dibidang riset dan pengembangan produk baru , disebut organisasi matrik. Digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik , juga disebut organisasi manejemen proyek , dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

            Kebaikan utama dari struktur matrik ini terletak pada keluwesan dan kemampuannya untuk memusatkan sumber-sumber pada masalah atau proyek-proyek utama. Akan tetapi struktur ini memerlukan koordinasi dari manajer proyek untuk menggabungakan orang-orang dari bagian-bagian yang berbeda kedalam sebuah tim yang terpadu.

a). Kebaikan Organisasi Matrik

• Luwes
• Memberikan metode untuk memusatkan perhatiaan pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
• Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

b). Keburukan Organisasi Matrik

• Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional(satu atasan untuk masing-masing individu.
• Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
• Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

PERILAKU KEORGANISASIAN

            Salah satu sumber utama dari setiap perusahan adalah orang atau manusia. Bagaimana orang berperilaku dalam organisasi kerja ini menjadikan aspek pokok yang dibahas dalam perilaku keorganisasian ; jadi bukannya mempelajari bagaimana organisasi itu berperilaku. Para manajer dapat belajar banyak dari ilmu-ilmu perilaku (psikologi , sosiologi , dan anthropologi) seperti apa yang memotivasi dan mempengaruhi orng dalam kelompok-kelompok kerja mereka. Predikator-predikator penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja , motivasi , sikap pekerjaan , dan kepemimpinan.

Kelompok Kerja

            Dalam organisasi bisnis , kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Dalam beberapa hal , kelompok-kelompok itu terbentuk karena karyawan mengharapkan lebih banyak manfaat pada pekerjaannya. Kelompok-kelimpok tersebut akan tetap ada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan-kebutuha itu dapat berupa

• Kebutuhan berkomunikasi
• Kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi
• Kebutuhan akan keamanan dan perlindungan

Keangotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal , yaitu :

• Keakraban satu sama lain.
• Kepentingan bersama.
• Pekerjaan serupa.
• Persahabatan.

Semua ini akan menjadi dasar untuk saling melengkapi bagi kelompok-kelompok kerja yang ada. Kelompok kerja ini sangat penting karena dapat menyebabkan tugas manajemen menjadi lebih mudah atau bahkan sebaliknya , jauh lebih sulit.

MOTIVASI

            Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang dapat memiliki motif yang sangat berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama. Kebutuhan akan menimbulkan motif yang selanjutnya mengarah kepada perilaku untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

            Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Moslow (seorang ahli psikolog) tentang kebutuhan manusia. Menurut Moslow kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia , sedangkan kebutuha kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.

Teori motivator dari maslow menekankan dua ide dasar , yaitu :

• Orang mempunyai banyak kebutuhan , tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
• Kebutuhan manusia dikelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika kebutuhan terpenuhi , kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

Kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan kebutuhan fisiologis , seperti rasa lapar , haus , dan lelah.kebutuhan yang berjenjang lebih tinggi , yaitu kebutuhan akan perlindungan , demikian pula seterusnya sampai kebutuhan berjenjang paling tinggi terpenuhi.

Pekerjaan dan Sikap Jabatan

            Kepuasan jabatan munkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti. Ini mencakup sikap kearah supervise kerja , pembayaran mitra karyawan , dan promosi.

Menurut Musselmah dan Jackson , kepuasan jabatan dipandang sebagai indicator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi.

Kepemimpinan

            Dalam perusahaan , kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja.

            Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi karyawan. Sebagai contoh sebuah perusahaan di Amerika  Serikat bernama Texas Instruments telah menciptakan iklim yang agak berbeda dari yang ada di perusahaan-perusahaan lain.